A projekt lebonyolítás során a dokumentumkezelés komplex folyamatának részét képező dokumentum iktatás, irányítás és kezelés, illetve tárolás irányítását a projektmenedzsment szervezet, azon belül általában a projektreferensi (asszisztensi) munkakört ellátó személy koordinálja. A projekt megvalósításában érintett szervezeti egységek és tevékenységeik az alábbiak:
Projektmenedzser
- A projektmenedzsment szervezet feladatainak kijelölése, céljainak meghatározása, azok teljesülésének ellenőrzése, a szervezet vezetése,
- Adminisztratív és szervezési feladatok ellátásának megszervezése,
- A projekt ellenőrzése, koordinációja, az előrehaladás, a szerződéses kötelezettségek ellenőrzése, monitoring,
- Kérdések, problémák, módosítási igények kezelése, javaslattétel a társulás irányába
- A projekt nyilvántartási rendszer kialakításának megszervezése,
- Az előrehaladási jelentések és a kifizetési igénylések, adatszolgáltatások elkészítése és megküldése a támogató számára,
- Értekezleteken történő részvétel, a projekt közreműködő szervezete felé történő képviselete.
Projektreferens
- A dokumentumok átvétele, kezelése, elektronikus verzió generálása,
- A dokumentumok csoportosítása, témacsoportonkénti szétosztása,
- A dokumentumok papír és elektronikus rendszer szerinti (könyvtárstruktúrának megfelelő) iktatása, előíratok csatolása, mutatózása, rögzítése,
- A határidős ügyek nyilvántartása, kezelése elektronikus rendszer kompatibilis módon,
- A szükséges iratok ügyintézőkhöz való továbbítása, valamint az ezzel kapcsolatos nyilvántartás vezetése,
- A projektmenedzsment szervezeten belüli dokumentumkezelés ellátása,
- Az ügymenetben teljesített, vagy lezárt tevékenységekhez illesztetten tárolás,
- A papír és elektronikus irattár kezelése, rendezése.
Támaszkodjon Perfektum Projekt Kft. tapasztalataira Ön is! Csak a lényegre kell fókuszálnia!
Külső érintett szakértők
- A dokumentumok témacsoporthoz rendelése,
- A dokumentumok projekt referenshez történő továbbítása,
- A projekt lebonyolítás határidős ügyeinek nyilvántartása, kezelése elektronikus rendszer kompatibilis módon,
- A projektmenedzsment szervezeten belüli dokumentumkezelés ellátása.
A projektben megjelenő papír alapú dokumentumok a projekt megvalósításában szerepet játszó információk közvetítésére, valamilyen tárgy, személy jogi viszonyának megtestesítésére, állapotának kinyilvánítására szolgál.
A papír alapú dokumentumok alapvető szerepköre
- Informál,
- Bizonyít,
- Szimbolizál.
A megvalósuló projektek esetében a papír alapú dokumentációs kötelezettség nem helyettesíthető az elektronikus dokumentumkezeléssel, mert a megvalósításhoz rendelten a hatósági és hivatali szervek és a projekt megvalósítását vállaló kedvezményezett szervezet közötti kommunikációban alapvető bizonyító és hitelesítési előírásoknak kizárólag a papír alapú dokumentumok képesek megfelelni. Alapvetően – annak érdekében, hogy az iktatás átlátható legyen – minden dokumentum esetén törekedni kell arra, hogy a projekt lebonyolítás alatt minden, a projekttel kapcsolatos irat elektronikus és nyomtatott formában is iktatásra kerüljön.
