A projekt lebonyolítás alatt a projekt teljesítése és sikeressége érdekében számos fontos folyamatot kell elvégezni helyesen. De mire van szükség ahhoz, hogy egy projekt sikeres legyen? A projektet határidőn belül, a költségterv alapján költség optimum szerint, az elérhető legmagasabb minőségben kell lebonyolítani.

Fontosabb folyamatok

Jelentések készítése, jóváhagyása

A projekttel kapcsolatos összes jelentés előkészítését, összeállítását, mindenfajta adatszolgáltatást általában a (projekt) menedzsment szervezet készíti elő. A jelentések leadási határideje előtt az összes szükséges dokumentációt a menedzsment szervezet részére kell bocsátani. Amennyiben szükséges, a megfelelő szakterületi kollégák bevonásával további információkat, dokumentumokat kérhet be. A jelentések ezek alapján készülnek el, majd a közreműködő szervezet ellenőrzi őket.

Kifizetések

A kifizetések a projekt lebonyolítás ideje alatt a belső elszámolási és kifizetési rend szerint, a támogatási szerződésben, és egyéb szerződés szerint rögzítettek, a hatályos jogszabályok és a támogatást folyósító szervezet előírásai szerint történnek. Ellentmondás esetén a hazai és uniós jogszabályok és a támogató szervezet előírásai tekintendőek elsődlegesnek. A projekttel kapcsolatos kifizetések jóváhagyásába, a teljesítések ellenőrzésébe a projektmenedzsment szervezet pénzügyes kollégái is bevonásra kerülnek, hiszen az első szintű ellenőrzést ők végzik. A kifizetések és számlák kiállításakor a pénzügyi eljárásrendben rögzítetteknek való megfelelés is az ő feladtuk. Probléma esetén a külső szervezet vezető projektmenedzserével konzultálnak. Alapvetően a megvalósítási szakaszban tervezett bérek kivételével minden kifizetés esetében általában szállítói kifizetés alkalmazására kerül sor, de elképzelhető utófinanszírozás is. Ettől eltérni csak valamilyen külső kényszer (pl. igen rövid fizetési határidő) lehet. Ennek megfelelően a megkötött vállalkozói, megbízási szerződések esetében erre a tényre fel kell hívni a figyelmet.

A Perfektum Projekt Kft. sikerre viszi az Ön projektjét!

Közbeszerzések lebonyolítása

A projekt megvalósítása előtt a közbeszerzési eljárások bonyolítása többnyire (külső) közbeszerzési szakértő segítségével történik. Vele szemben követelmény a megfelelő jogosultság és tapasztalat megléte, különös tekintettel az európai uniós pályázatok során szerzettekre. A közbeszerzések az ajánlati felhívásban és a támogatási szerződésben rögzített feltételek és ott is meghivatkozott hatályos jogszabályok betartásával bonyolódnak. A közbeszerzési szakértővel alapvetően a külső szervezet vezető projektmenedzsere tartja a kapcsolatot. A közreműködő szervezet felé történő szükséges egyeztetésekkel kapcsolatos teendőkre a közbeszerzési tanácsadó hívja fel a figyelmet.
A közbeszerzési szakértő teljes felelősséggel tartozik az általa lefolytatott eljárásokban való részvételért. Feladata kiterjed az eljárások lebonyolítására és a szerződések előkészítésére is, de az ő feladata a hirdetmények elkészítése, feladása, valamint az értékelés és az eredményhirdetés (összegezés) elkészítése is.

A projekt lebonyolítás alatt kiemelten fontos, hogy az egyes, projektmenedzsment és támogató csoport feladatai egyértelműek és világosak legyenek, hiszen a sikeres megvalósításhoz ez szükséges.