A projektdokumentáció során egy konkrét projekt kezelésének adminisztratív folyamatát követhetjük nyomon. Fő célja a projekt személyzetének, a projekthez kapcsolódó szerződéseknek és a projekt infrastruktúrájának adminisztrációja, valamint a projekt levelezésének és dokumentációjának iktatása a projekt lebonyolítás teljes időszaka alatt. Bár alapvetően a projektadminisztráció a projektmenedzsment fontos kiegészítő feladata, nagyobb projekt esetén szükséges lehet referens vagy asszisztens bevonása.
- A projekt lebonyolítása alatt létrejövő dokumentumokat a kedvezményezettnél elkülönítve kell megőrizni, archiválni, továbbá biztosítani kell biztonságos őrzésüket, valamint, hogy ellenőrzés esetén hozzáférhetőek legyenek.
- A dokumentumokat azonosított projekt dossziékban kell elhelyezni. A projekt dossziét azonosítható tartalommal, tartalomjegyzékkel érdemes ellátni, illetve teljesnek kell lennie, tartalmaznia kell a teljes projekt dokumentációt. A dokumentumokat, dossziékat rendezetten, tematikus csoportosítás szerint, azon belül időrendben kell kialakítani.
- A pénzügyi és egyéb nyilvántartásokat papíron kötelező és elektronikusan is lehet tárolni. A dokumentumok projekttagok számára történő hozzáférhetőségének és visszakereshetőségének biztosítása érdekében minden, a projekt megvalósítás során keletkezett dokumentumot az ajánlattevő a papír alapú formával megegyező struktúrájú elektronikus adatbázisban is kell, hogy tároljon, melyet a projekt többi releváns szereplője felé is elérhetővé kell tegyen.
- Minden projekt dokumentumot, így a szerződéseket, számlákat, háttér-dokumentumokat, ellenőrzések dokumentumait, a kifizetések támogathatóságát igazoló dokumentumokat meg kell őrizni a szerződésben meghatározott fenntartási időpontig, amely általában öt évig tart.
- A jóváhagyott projektdokumentumok nyomtatott változatát a projektdossziéban kell tárolni. Az elektronikus projektdosszié tartalma és struktúrája az egyértelműség, egységesség, visszakereshetőség és hozzáférhetőség biztosítása érdekében megegyezik a papír alapú projektdossziéval.
- A projekt lebonyolításban az elektronikus dossziét a projekt tagok számára célszerű a hálózati szerveren közzétenni. Az elektronikus dosszié célja, hogy minden projekttag hozzáférhessen a dokumentációhoz, illetve, hogy mindig az aktuális verziójú dokumentumokat érjék el a tagok.
Mindezt szakértő módon végezzük itt, a Perfektum Projekt Kft.-nél!
A projektdosszié tartalma
A projektdosszié alapvetően a következő dokumentációból áll egy projekt lebonyolítás esetén (a projekt során keletkező dokumentumok):
- Támogatási szerződéshez kapcsolódó dokumentumok,
- Közbeszerzések, vagy beszerzések dokumentumai,
- Szabálytalanságok,
- Szerződések,
- Tájékoztatás,
- Helyszíni ellenőrzések,
- Projekt előrehaladási jelentés,
- Kifizetési kérelmek,
- Belső levelezés,
- Egyéb, például belső jelentések.
Projekt lebonyolítás végi zárási dokumentumok
A projekt lebonyolítás végén a zárási dokumentumok nélkülözhetetlenek, melyek értékelhetővé teszik az elkészült projekteredmény megfelelőségét, valamint a projektfolyamat sikerességét. Ezért szükség van a korábban elkészült dokumentációra, különösen a következő projektvezetési dokumentumokra:
- Projekt-elemzések,
- A projektértekezletek jegyzőkönyvei,
- Módosítások és változtatások dokumentálása,
- A minőségellenőrzésre vonatkozó anyagok,
- Összefoglaló jelentés,
- A projektzáró értekezlet jegyzőkönyve,
- Projektértékelési dokumentumok,
- Átadás-átvételi jegyzőkönyv.
Az átadás-átvétel során a projektmegbízó igazolja a közreműködők felé a feladat elvégzését, és átveszi a dokumentumokat.
Ezek az adminisztratív folyamatok elengedhetetlenek egy projekt lebonyolítása során, melynek betartása kötelező.